Hoe gaan we te werk?

Ksyos heeft een onafhankelijke klachtenfunctionaris; deze is het eerste aanspreekpunt bij klachten. De functionaris heeft de volgende taak en rollen:

  • Taak: het bereiken van een zo bevredigend mogelijke oplossing voor zowel klager als aangeklaagde (duurzaam en gericht op het herstel van de relatie).
  • Rol: (gratis) adviseren van de persoon die de klacht indient met betrekking tot het formuleren van de klacht, het doorlopen van het proces, het onderzoeken van de mogelijkheden om de klacht op te lossen, het bepalen welke partijen erbij betrokken moeten worden en het begeleiden van de gesprekken.

Afstemmen ondernemende stappen

De klachtenfunctionaris bepaalt samen met de aanklager welke stappen ondernomen moeten worden om de klacht goed te behandelen. De klachtenfunctionaris is bij iedere stap betrokken en fysiek aanwezig.

De mogelijk te nemen stappen zijn daarbij de volgende:

  • Een-op-eengesprek tussen de persoon die de klacht heeft ingediend en degene op wie de klacht betrekking heeft;
  • Een gesprek tussen de persoon die de klacht heeft ingediend en alle betrokkenen;
  • Een gesprek tussen de persoon die de klacht heeft ingediend en (een lid van) de directie van Ksyos.

Vraag over factuur

Heb je een vraag over een factuur die je hebt ontvangen? Stuur een mailtje naar administratie@ksyos.nl waarin je het volgende vermeldt:

  • Contactgegevens (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
  • Type dienstverlening
  • Factuurnummer

(Technische) vraag over account

Heb je een technische of andere vraag over jouw account? Stuur een mailtje naar info@ksyos.nl, waarin je het volgende vermeldt:

  • Contactgegevens (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
  • Type dienstverlening
  • Omschrijving vraag

Klacht indienen

Heb je een klacht? Als je om wat voor reden dan ook ontevreden bent, laat het ons weten. Bespreek de klacht eerst met de direct betrokkene(n) of diens verantwoordelijke, dan zoeken we graag naar een oplossing. Als je jouw klacht niet met de betrokkene kunt of wilt bespreken, kun je je wenden tot de klachtencoördinator door een mailtje te sturen naar klacht@ksyos.nl en hierin het volgende te vermelden:

  • Contactgegevens (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
  • Datum van voorval
  • Type dienstverlening
  • Omschrijving incident/klacht
  • Betrokken personen

Je ontvangt binnen 3 werkdagen een reactie van de klachtencoördinator.

*Ksyos is aangesloten bij een externe geschillencommissie. Wanneer bovenstaande procedure is afgerond zonder passende oplossing, kunnen cliënten hier terecht.